Le lundi 24 août 2026, le Comité de suivi de la paie s’est réuni en plénière pour la paie d’août des agents et fonctionnaires de l’État. Les enveloppes étaient mises progressivement à la disposition des banques et des opérateurs de paie, avec une consigne : accélérer les versements pour que les enseignants soient payés avant la rentrée, et activer immédiatement une surveillance renforcée des opérateurs.

Cette vigilance n’est pas un hasard. Le 20 février 2026, le Président de la République a ordonné un audit complet de l’état liquidatif de la paie publique : effectifs budgétaires autorisés, effectifs réels, agents effectivement payés, doublons et agents fictifs. Le 5 juin, l’Inspection générale des finances en a présenté les conclusions à mi-parcours : un système de paie « éclaté », peu intégré, et une recommandation claire, unifier et digitaliser le circuit de la paie.

Les chiffres des audits précédents donnent la mesure du problème. En avril 2023, l’IGF avait relevé 145 604 agents payés avec des matricules incorrects ou fabriqués, 53 328 agents disposant de plusieurs matricules sous le même nom, 93 356 agents partageant un même matricule, et 43 725 agents payés alors qu’ils ne figuraient pas sur les listes de leurs services. Le manque à gagner était estimé à près de 149 milliards de francs congolais par mois.

Le problème ne concerne pas que l’État

Une entreprise de 40 salariés n’aura jamais 40 000 agents fictifs. Mais les mécanismes sont les mêmes, à une autre échelle, et ils sont souvent plus faciles à mettre en place dans une structure où une seule personne tient la paie.

Le salarié parti qui reste payé : une démission ou un licenciement non répercuté, et le salaire continue d’être viré pendant des mois.
Le doublon : le même salarié inscrit deux fois, sous deux orthographes ou deux matricules, avec deux comptes bancaires.
Le salarié inventé : un nom ajouté au fichier, dont le salaire arrive sur un compte qui appartient à quelqu’un d’autre.
Le compte partagé : plusieurs salaires versés sur le même compte bancaire ou le même numéro de mobile money.

Aucun de ces cas ne demande de grande complicité. Il suffit d’un fichier de paie tenu sur un tableur, modifié sans trace, et jamais rapproché des présences réelles.

Comment détecter un agent fictif ou un doublon

Les contrôles qui ont permis à l’IGF de mettre au jour ces anomalies sont à la portée de toute entreprise. Ils reposent sur des rapprochements simples.

Contrôle	Ce qu’on compare	Ce qu’il révèle
Matricules	Chaque matricule n’apparaît qu’une fois	Les matricules partagés ou recopiés
Identités	Nom, post-nom, prénom et date de naissance	Les doublons sous deux orthographes
Comptes de paiement	Comptes bancaires et numéros mobile money	Plusieurs salaires versés au même bénéficiaire
Effectif réel	Fichier de paie et listes de présence du service	Les salariés payés mais jamais vus
Mouvements	Entrées et sorties du mois et contrats	Les départs non répercutés

Le dernier contrôle est le plus efficace, et le plus négligé : demander à chaque responsable de service de confirmer, une fois par trimestre, la liste des personnes qu’il encadre réellement. Un nom que personne ne reconnaît est un signal.

Qui doit contrôler la paie

Le meilleur contrôle ne vaut rien s’il est fait par la personne qui prépare la paie. Le principe de base du contrôle interne est la séparation des tâches : celui qui saisit les mouvements du personnel n’est pas celui qui valide la paie, et celui qui valide n’est pas celui qui ordonne les virements.

Dans une PME, ces trois rôles se répartissent souvent entre le responsable administratif, le comptable et le dirigeant. Le dirigeant n’a pas besoin de refaire les calculs : il lui suffit de recevoir chaque mois un état des écarts. Combien de salariés de plus ou de moins que le mois précédent ? Quels salaires ont changé, et pourquoi ? Quels comptes de paiement sont nouveaux ? Trois questions, cinq minutes, et la plupart des fraudes deviennent visibles.

C’est d’ailleurs le sens de la recommandation de l’IGF pour la paie publique : un circuit unifié et digitalisé, où chaque modification laisse une trace et où les rapprochements se font automatiquement plutôt qu’à la main.

Un exemple chiffré

Une entreprise de Kinshasa compte 40 salariés et une masse salariale mensuelle d’environ 52 000 000 FC. Un contrôle des comptes de paiement fait apparaître deux salaires de 900 000 FC versés sur le même numéro de mobile money, et un ancien magasinier, parti depuis cinq mois, toujours inscrit au fichier.

Le coût direct est simple à calculer : 900 000 FC par mois pour le doublon, 900 000 FC par mois pour le salarié parti, soit 1 800 000 FC par mois, ou 21 600 000 FC sur une année.

Le coût fiscal s’y ajoute. Depuis le 1er janvier 2026, une rémunération n’est déductible de l’impôt sur les sociétés que si l’IRPP retenu sur ce salaire a été déclaré et payé (loi n° 23/053, art. 20 et 21). Un salaire versé à un salarié qui n’existe pas, ou sans retenue déclarée, est une charge que la DGI peut réintégrer lors d’un contrôle, avec les pénalités qui suivent.

Les nouvelles règles de paie de 2026

Le contrôle des effectifs n’est que la moitié du sujet. L’autre moitié, c’est de calculer juste. Depuis le 1er janvier 2026, l’IRPP remplace l’IPR. Le barème de l’impôt sur les salaires est inchangé, mais la retenue obéit désormais aux règles de la loi n° 23/053 :

La base est le salaire brut moins les cotisations obligatoires de retraite et de santé.
Le logement est exonéré dans la limite de 30 % de la rémunération, le transport au coût local.
Une réduction de 2 % par personne à charge s’applique, dans la limite de 9 personnes.
La retenue est déclarée et versée le 15 du mois suivant, comme les cotisations CNSS (13 % à la charge de l’employeur, 5 % à la charge du salarié), l’INPP et l’ONEM.

Notre calendrier fiscal récapitule ces échéances mensuelles.

Les indemnités de fin de carrière : l’engagement que l’on oublie

Il existe un autre risque dans la paie, moins visible que l’agent fictif : l’engagement de fin de carrière. Lorsque la loi, une convention collective ou le contrat de travail prévoit une indemnité au départ à la retraite, l’entreprise s’engage, dès aujourd’hui, à verser demain une somme qui grandit avec l’ancienneté de chaque salarié.

Le SYSCOHADA révisé impose de constater cet engagement par une provision (compte 1961 « Provisions pour pensions et obligations similaires », dotation par le compte 6911). Les indemnités de fin de carrière y sont traitées comme des avantages postérieurs à l’emploi, dont la charge s’étale de façon linéaire sur toute la durée d’acquisition des droits. Nous avons présenté les principes du référentiel dans notre article sur les normes SYSCOHADA en RDC.

Un exemple simple : un salarié a 20 ans d’ancienneté et partira à la retraite dans 10 ans. L’indemnité estimée à son départ est de 12 000 000 FC. Il a acquis 20 des 30 années de droits : l’engagement à provisionner aujourd’hui est d’environ 12 000 000 × 20 / 30 = 8 000 000 FC, avant actualisation. Multiplié par l’effectif, le montant surprend souvent les dirigeants.

Attention : sous la loi n° 23/053, les provisions ne sont pas déductibles de l’impôt sur les sociétés (art. 50). La provision est obligatoire en comptabilité, mais elle doit être réintégrée dans le calcul du résultat fiscal.

Les erreurs fréquentes

Laisser une seule personne modifier le fichier de paie sans validation ni trace des changements.
Payer sur un compte sans vérifier à qui il appartient, surtout en mobile money.
Ne jamais rapprocher la paie des présences. Le fichier de paie dit qui est payé ; seul le terrain dit qui travaille.
Ignorer les engagements de fin de carrière jusqu’au départ du premier salarié, quand la somme doit être payée d’un coup.

GRH.CD : l’outil que nous préparons

C’est pour ces risques que nous préparons GRH.CD, un outil de gestion du personnel et de la paie pensé pour les règles congolaises.

La détection des agents fictifs et des doublons : matricule, identité, compte bancaire et numéro mobile money.
Le rapprochement du fichier de paie avec les présences réelles.
Le calcul des indemnités de fin de carrière et de leur provision.
Une paie conforme à l’IRPP et aux cotisations en vigueur depuis 2026, avec les déclarations prêtes pour le 15.
Une interface claire, pour boucler la paie du mois en une matinée.

GRH.CD est en préparation. Vous pouvez demander à être informé de son lancement depuis la page Solutions.

Par où commencer

Exportez votre fichier de paie et triez-le par compte bancaire et par numéro mobile money : deux salaires sur le même compte méritent une explication.
Faites confirmer la liste des effectifs par chaque responsable de service.
Recensez vos engagements de fin de carrière : ancienneté, salaire et date prévisible de départ de chaque salarié.

JMB Consulting, cabinet d’expertise comptable à Kinshasa, accompagne les entreprises et les organismes publics dans la revue de leur paie, l’évaluation de leurs engagements sociaux et le contrôle interne. Parlons de votre fichier de paie, ou découvrez notre offre de conseil en gestion.

Sources : La Prospérité, « Paie des agents et fonctionnaires de l’État en RDC, août 2026 : le Comité de suivi de la paie rassure », 26 août 2026 ; Radio Okapi, « Paie des fonctionnaires en RDC : l’IGF dénonce un système éclaté et recommande la digitalisation », 5 juin 2026 ; IGF, communiqué du 27 avril 2023 sur l’audit du fichier de paie ; loi n° 23/053 du 30 novembre 2023 relative à l’IS et à l’IRPP, art. 20, 21, 50, 69, 71 et 123 ; SYSCOHADA révisé, compte 196 et chapitre 21 « Engagements de retraite ». Les exemples chiffrés sont illustratifs.