Comptabilité

Une comptabilité ne sert pas seulement à remplir une obligation. Bien tenue, elle produit une information financière fiable : des chiffres justes, disponibles à temps, que le dirigeant, le banquier et l’administration lisent de la même façon. C’est elle qui sert de base à trois choses.

• La croissance — une entreprise qui grandit a besoin de financements, de partenaires et parfois de nouveaux associés. Tous commencent par demander les états financiers. Des comptes clairs et réguliers ouvrent la porte du crédit bancaire, des appels d’offres et des bailleurs ; des comptes approximatifs la ferment.
• La prise de décision — marge réelle par activité, coût de revient, délai de paiement des clients, trésorerie des prochains mois : ces chiffres ne s’improvisent pas. Ils sortent d’une comptabilité tenue au fil de l’eau et rapprochée chaque mois. Sans eux, on fixe ses prix, on recrute ou on investit à l’aveugle.
• La conformité — les comptes établis selon le SYSCOHADA révisé sont la base de la déclaration de l’impôt sur les sociétés, déposée avec les états financiers au plus tard le 30 avril. Une comptabilité régulière est aussi la meilleure défense lors d’un contrôle fiscal. Notre article sur le SYSCOHADA détaille les règles applicables.

Sous le système normal, les états financiers annuels forment un ensemble indissociable. Nous les produisons au complet :

• Le bilan — ce que l’entreprise possède et ce qu’elle doit à la date de clôture.
• Le compte de résultat — comment le résultat de l’exercice s’est formé.
• Le tableau de flux de trésorerie — d’où l’argent est venu et où il est allé. C’est l’état que les banques lisent en premier.
• Les notes annexes — les méthodes retenues et les informations sans lesquelles les trois premiers ne se comprennent pas.

C’est la difficulté la plus sous-estimée des comptabilités congolaises. L’entreprise encaisse en dollars, paie certains fournisseurs en dollars, règle ses salaires et ses impôts en francs congolais — et doit présenter des comptes dans une monnaie unique : la comptabilité se tient en francs congolais.

Chaque opération en devises est donc convertie au taux de change du jour de l’opération, avec une source fixée une fois pour toutes, en pratique le cours publié par la Banque Centrale du Congo. Quand la facture est réglée à un autre cours, la différence de change est réalisée : elle passe en gain de change ou en perte de change.

À la clôture, les créances et les dettes en devises encore ouvertes sont réévaluées au cours de clôture. L’écart n’est pas encore réalisé : il s’inscrit au bilan en écart de conversion — actif pour une perte latente, couverte par une provision pour risque de change, passif pour un gain latent, qui ne s’enregistre pas en produit. Fiscalement, ces écarts de conversion n’entrent pas dans le résultat imposable : ils le seront au dénouement de l’opération.

Quand ces règles ne sont pas fixées par écrit, les soldes de trésorerie cessent de se rapprocher, les écarts de change servent de variable d’ajustement et personne ne sait plus dire d’où vient l’écart. Nous les cadrons dès la prise en charge du dossier.

Le coût visible est la pénalité fiscale. Il est rarement le plus lourd. Le plus coûteux, pour une PME congolaise, est souvent le crédit qu’elle n’obtient pas.

Ce qu’une banque demande pour un prêt. Avant d’accorder un crédit, une banque en RDC analyse la capacité de remboursement de l’entreprise. Pour cela, elle réclame les états financiers des derniers exercices — bilan, compte de résultat, tableau de flux de trésorerie —, les relevés bancaires, et souvent un prévisionnel. Pour un montant important, elle exige des comptes certifiés par un commissaire aux comptes.

Pourquoi un dossier de crédit est refusé. Le refus tient rarement au projet. Il vient de comptes absents ou en retard, d’un chiffre d’affaires déclaré qui ne correspond pas aux mouvements bancaires, d’un bilan qui ne montre pas les dettes réelles, ou d’une trésorerie impossible à expliquer. Une banque ne prête pas sur ce qu’elle ne peut pas vérifier : faute de garanties chiffrées, elle refuse, ou elle exige des sûretés et un taux plus élevés.

Des comptes tenus, un financement accessible. À l’inverse, une entreprise qui présente des états financiers SYSCOHADA à jour, cohérents avec ses déclarations fiscales et ses relevés bancaires, négocie mieux : le dossier passe plus vite, le montant suit le besoin, les conditions s’améliorent. C’est aussi ce que regardent les bailleurs de fonds, les fournisseurs qui accordent des délais de paiement et les investisseurs.

Les autres coûts suivent le même schéma : une facture client jamais relancée parce qu’aucune balance âgée n’existe, un stock qui se réduit sans que personne ne le voie, un associé qui ne peut pas vérifier sa part. Et, au moment de vendre l’entreprise ou d’ouvrir le capital, une valorisation revue à la baisse parce que rien n’est documenté.

Les erreurs que nous rencontrons le plus souvent sont rarement des erreurs techniques : ce sont des circuits qui n’ont jamais été définis. Pour préparer le dossier lui-même, voyez le business plan qu’une banque lit vraiment.